Какие документы должны быть в организации или у индивидуального предпринимателя по кадрам? Если вы нанимаете работников, то хотя бы протокольный минимум должен быть. Предлагаю вам список, актуальный на 2013 год.

ПЕРЕЧЕНЬ НЕОБХОДИМЫХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

("Протокольный минимум 2013")

1.     Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Статьей 16 ТК РФ установлено, что трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Изменение условий трудового договора происходит только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Унифицированной формы трудового договора, дополнительного соглашения нет, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться в организации 75 лет согласно ст. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов.

Личные дела работников хранятся 75 лет, а руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, - постоянно (ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов).Документы, входящие в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующих нормативных актах, например в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609).

2.     График отпусков.

Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.

Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения графика предоставления отпусков в организации - один год.

3.     Трудовые книжки и книги по их учету.

Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

Последняя из утвержденных и действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора и выдается в день увольнения в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, то работодатель вправе с его согласия переслать ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.

Работодатель также обязан хранить трудовую книжку в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

4.     Табель учета рабочего времени.

Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена ст. 91 ТК РФ. Формы N Т-12 и N Т-13, применяемые для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Унифицированные формы, утвержденные данным Постановлением, распространяются на все организации, за исключением форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяют в своей работе бюджетные учреждения (п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели учета рабочего времени хранятся в организации в течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда - 75 лет.

5. Личная карточка работника (формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС)). Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Помимо личной карточки работника, в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4).

Унифицированные формы карточек утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

Обязательным условием трудового договора является трудовая функция, заключающаяся в выполнении работы по должности, указанной в штатном расписании.

Подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации".

Следует учитывать, что штатное расписание, а также приказы о внесении в него изменений при проведении мероприятий по сокращению штата или численности работников организации - основное доказательство того, что сокращение действительно произошло.

Штатные расписания организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).

7. Локальные нормативные акты работодателя. К обязательным актам относятся:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись.

ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

Статьей 655 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения.

8. Приказ об утверждении расчетного листка. Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1) о составных частях заработной платы за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

Форма расчетного листка утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение), поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).

Следует помнить, что утверждение расчетного листка проводится с учетом мнения представительного органа работников (ст. 136 ТК РФ).

Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

9. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала).

Порядок, условия проведения аттестации не упомянутых в законах работников в настоящее время не урегулированы. Следовательно, утверждать об обязательности положения об аттестации нельзя. Однако уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только после подтверждения его несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации. Поэтому если в организации предполагается проведение аттестации, то рекомендуется утвердить положение об аттестации. В нем следует указать порядок и условия действий работодателя и работника в случае необходимости аттестации персонала.

Положения организации (типовые и индивидуальные) хранятся в организации постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов).

10. Положение об охране коммерческой тайны. Этот документ в силу положений Трудового кодекса РФ не является обязательным. Однако если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Утверждение данного положения не является обязательным, если перечень информации, составляющей тайну, и порядок ее охраны устанавливаются ПВТР.

Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой тайны в организации имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Внимание! Кроме данного списка для некоторых организаций требуются дополнительный список обязательных документов, например, положение о филиале. 

Так же во всех организациях требуются документы по охране труда и по воинскому учету, которые не вошли в данный список.